sábado, abril 11, 2020

Cómo hago "Inbox Zero" usando MyPublicInbox

Hacer Inbox Zero, o dejar todos los días el correo electrónico procesado para que no se te queden cosas atrasadas siempre fue una quimera inalcanzable para mí. En mi desesperación, hace tiempo, escribí una historia del famoso e-pingpong, donde por cada correo electrónico que escribes y/o contestas, te llegan muchos más. Algo que a mí siempre me generó ansiedad.

Figura 1: Cómo hago "Inbox Zero" usando MyPublicInbox

Con mis conocidos y gente cercana, siempre hablaba de que para mí tener 50 correos electrónicos en la carpeta de entrada del buzón, era un número aceptable, y que para conseguir ahorrar el máximo de tiempo, había dejado de clasificar los mensajes hace mucho tiempo. Los mensajes en la bandeja de entrada necesitan una acción, los mensajes que no necesitan una acción se van a una carpeta llamada "Vistos"  en la que ya haré búsquedas en el futuro si necesito algún mensaje concreto.

Camino de "Inbox Zero"

Aún así, procesar el correo electrónico siempre fue, y sigue siendo - y más ahora en este escenario de Teletrabajo Total - una de mis tareas recurrentes. Reservo 2 horas por las mañana, y otras 2 horas por la noche para procesar el correo electrónico, e incluso tengo una entrada recurrente para hacer este trabajo y evitar que se me acumulen muchos mensajes, como podéis ver en la imagen. 

Figura 2: Reserva de horas para procesar el e-mail todas las mañanas
Pero un día decidí que "el correo electrónico estaba muerto", y tenía que hacer para que volviera a ser  un canal productivo. Y después de varios meses siendo estricto y tomando medidas firmes, esta Semana Santa conseguí el tan deseado "Inbox Zero" que podéis ver en las imágenes que acompañan a este artículo. Y por si os son de utilidad, os las voy a dejar por aquí.

Tened en cuenta que, leer un mensaje de correo, y escribir una repuesta puede llevarte unos 8-10 minutos de media, lo que me deja una capacidad máxima para procesar y responder alrededor de 20 25 correo electrónicos al día (y os garantizo que recibo muchos más solo de mi trabajo). 

Figura 3: Mi buzón de correo electrónico de ElevenPaths en "Inbox Zero" por primera vez.

Por supuesto, hay muchos mensajes que solo lees. Otros que, si tienes confianza, contestas con una sola línea. Otros los borras y/o archivas nada más verlos. Y otros son los que necesitan que hagas algo antes  - como leer un documento, preparar un documento, pedir algo a otra persona - y te quitan mucho tiempo.

Cuando decidí tomarme en serio mi "Inbox Zero", el número de mensajes que estaba recibiendo eran superior a 200 entre mis distintos buzones de e-mail, donde me llegaban mensajes directos de gente que tenía mi dirección - o se la habían pasado - y mensajes directos en redes sociales que acababan en mi buzón.

Contactar conmigo en Internet es fácil: Tengo un buzón público

Como ya os conté, la idea de crear una cuenta en MyPublicInbox no es para generar dinero para los que tenemos un buzón ahí, sino para tener un canal que sea fácilmente accesible para todos los que deseen contactar contigo, al tiempo que bloquea SPAM, malware, listas de distribución y correos de personas que realmente no valoran tu tiempo.

Figura 4: 8 Motivos por los que tener un buzón en MyPublicInbox

Si alguien que yo no conozco quiere contactar conmigo para resolver una duda, para proponerme una entrevista, para pedirme consejo personal sobre estudios, tecnología, trabajo, ofrecerme una conferencia, o cualquier otra cosa, puede hacerlo. Solo tiene que usar mi buzón en MyPublicInbox que para eso está, y yo le contestaré porque dedicaré mi tiempo a leer y contestar lo mejor que sepa y/o pueda.
Al final - y si no me crees haz la prueba - leer un mensaje y escribir una respuesta con cuidado y esmero te puede llevar unos 10 minutos de media, como ya os he dicho antes, dependiendo de si tienes que buscar antes alguna referencia, encontrar un enlace, una conferencia en Youtube donde ya hablé de eso, o mirarte un programa de Máster o Universidad sobre el que te están preguntando. 
Si alguien valora mi tiempo, yo me voy a leer su correo e intentar contestar lo mejor que pueda, pero si no valora mi tiempo, no tendrá mi tiempo.

Mi correo personal es personal

Y por tanto, es solo para mis amigos y conocidos. Esa dirección de correo electrónico no la comparto con nadie, tengo filtros estrictos para bloquear cualquier SPAM, y para todos aquellos que se hacen con esa dirección y no sé quienes son, tengo una "Auto Respuesta" que deja claro que mi buzón público de Internet es el que está en MyPublicInbox.com.

Figura 7: No había tenido mi Gmail así desde el día que lo cree

Además, mis amigos y conocidos saben que no tienen que compartir esta dirección con nadie sin preguntarme antes, así que el resultado durante meses es el que veis ahora.

Blogs, Redes Sociales y DMs

Además, en mi buzón personal tenía las alertas de los mensajes directos en redes sociales y blog, por lo que hice varias cosas: Primero desactivar las alertas por e-mail de las redes sociales. Segundo poner moderación de comentarios en el blog para evitar abusos de la libertad mal entendida por spammers y haters


Tercero, a los que me envían mensajes por redes sociales y no son amigos/conocidos - que generalmente tienen mi buzón personal o mi número de teléfono -, reciben un mensaje de "Respuesta Automática" informándoles de que no leo mensajes de redes sociales  - especialmente por Instagram - donde solo reviso de vez en cuando para ver cuántas peticiones de hackear cosas me han hecho... (siempre infinitas).

Gestión de MyPublicInbox

La gente que tiene interés en mí y valora mi tiempo, usa habitualmente mi buzón en MyPublicInbox, y el resultado es el que veis. Casi 200 mensajes en estos 6 meses que lo he estado utilizando. Y todas las mañanas, de mi tiempo de "Inbox Zero" que saco para mi trabajo, compañeros y amigos, le presto atención a MyPublicInbox.

Figura 9: Mi buzón en MyPublicInbox (Tengo solo 3 sin contestar aún)

Y se ha convertido en una herramienta de comunicación por la que he cerrado entrevistas, conferencias, acuerdos de colaboración con 0xWord, publicaciones de posts en mi blog, he dado consejos de estudio, laborales, de problemas de seguridad personal que han tenido, etc... Ellos han sido respetuosos con mi tiempo, y yo dedico mi tiempo a responderles. Como podéis ver en la Figura 11, esto es algo que se anima a hacer a todos los que tenemos buzón en esta plataforma.

Figura 10: En el perfil tienes el historial de Tempos de tu wallet

Como veis, me ha generado unos 50.000 Tempos  en mi Wallet (unos 500 €) durante este medio año, que, como os imaginaréis no es un salario extra. De hecho, yo utilizo esos Tempos para comunicarme con otros Perfiles Públicos de MyPublicInbox, para ser responsable con su tiempo. Pero aún así, invertir mi tiempo en contestar correos a través de Internet podría gastarlo en mi suscripción de Netflix o Spotify si quisiera.

Figura 11: Se puede activar la "respuesta gratuita" a un hilo.
Algo que yo marco a veces sí. A veces no.

Además, en MyPublicInbox, yo puedo decidir que una conversación sea gratuita en el futuro o no. Es decir, si alguien se pone en contacto conmigo y tengo dudas, o quiero dejar que me envíe alguna otra cosa, con MyPublicInbox puedo marcarle que me puede contestar a ese hilo gratis, lo que me ayuda a que la comunicación sea adecuada y cumpla su función. Pero si considero que el tema está zanjado, cierro el tema.

Mi correo profesional es mi correo profesional, no un buzón de spam

Yo tengo un buzón de correo profesional - dos de hecho, uno en Telefónica y uno aún en ElevenPaths - pero son buzones para que yo me comunique con mis compañeros de trabajo con los que tengo relación. No es un buzón para que me bombardeen con todo tipo de peticiones. Yo tengo que hacer que ese canal sea productivo con mi equipo, clientes y partners, y por tanto solo contesto a esas comunicaciones. El resto, las archivo o elimino.

Figura 12: Mi buzón de trabajo en "Inbox Zero"

Al final, como os he dicho, el número de mensajes de correo electrónico que puede procesar una persona al día es muy limitado. Y depende del número de horas que le dedique a eso. Yo tengo que trabajar, escribir mi blog, tener tiempo libre para mis amigos, familia, leer o hacer deporte. Así que no me puedo dedicar el día a contestar 200 mensajes, como os imaginaréis.

Contestar mucho para estar en Inbox Zero

Que no os confunda. Yo sigo escribiendo un montón de correos electrónicos todos los días, pero priorizo correctamente gracias a que soy estricto con el consumo de mi tiempo. Por eso, mi prioridad es mi trabajo, luego amigos y familiares, y la gente respetuosa que me contacta por mi buzón en MyPublicInbox, ya que ellos me demuestran ser respetuosos con mi tiempo así que les dedico algo de lo que tenga cada día. El resto de comunicaciones, lo siento pero se quedan fuera de poder tener una comunicación privada conmigo por sencilla falta de tiempo material en mi vida.

Figura 13: Perfiles Públicos por categorias

Si crees que MyPubicInbox puede ser también una herramienta para ti, tienes los requisitos en la web de la plataforma para solicitar ser un Perfil Público. Si lo que quieres es contactar con algún Perfil Público de forma respetuosa, tienes una selección de los más relevantes por categorías en la web.

Saludos Malignos!

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